Системы groupware для коллективной работы в организации. Введение.

Статья написана 10.08.2010 и, на сегодня, могла уже устареть. Будьте бдительны!



Возникла задача внедрения бесплатной системы коллективной работы для небольшой организации (20 человек). Если более конкретно, то надо установить аналог Microsoft Exchange c обязательной интеграцией с MS Outlook. Поясню немного зачем это и кому надо.
При использовании MS Exchange, с точки зрения пользователя это выглядит так:
1) Для получения почты используется MS Outlook. Письма хранятся на сервере и могут забираться на локальную машину. В целом очень походит на Google mail.
1) Общая адресная книга (contacts) (контакты открываются для всей организации в автоматическом режиме). Пользователю не надо самому менять e-mail или номер телефона в своей организации.
2) Индивидуальная адресной книга. Можно дать права секретарю добавлять или изменять в ней контакты.
3) Задачи (task), которые могут назначаться для нескольких человек и пользователи для которых могут выставлять процент выполнения (руководитель без всяких звонков может видеть какие задачи затормозились или небыли выполнены в указанный им срок). Задачам устанавливаются сроки выполнения, отвественные за исполнение могут добавлять комментарии к задачам и т.д.
4) Заметки (notes) (личная записаная книжка).
5) Общее хранилище файлов (shared folders). Помогает не убивать администратора mail сервера проблемой пересылки по почте 60 МБ файла коллегам для работы. Помогает справляться с образованием большого числа копий одного документа с небольшими правками. (Замечание: MS заменила shared folders в Exchange на более функциональный MS Sharepoint, но в конкурирующих продуктах shared folders обычно остаются).
6) Все это хранится на exchange сервере и, значит, сотрудники работают с одними и теми же контактами, задачами, заметками и файлами из любой точки мира и на любом компьютере (настроенном на exchange). Неважно с какого компьютера подключается пользователь - он всегда работает с актуальной почтой и данными и имеет доступ ко всей своей корреспонденции на любом компьютере.
7) Имеется web-интерфейс для возможности работы не со служебного компьютера.
8) Имеются коннекторы для подключения к exchange с мобильных устройств.
9) Новые версии Exchange поддерживают интеграцию с внешними системами VoIP (видеозвонки, звонки через компьютер, голосовая почта).
Все описанное можно выполнять прямо из outlook не прибегая к другим приложениям. Уведомления о всяком событии, назначении задания, встрече и т.д. может выполняться всплывающим сообщением из трея и звуковым сигналом.

Почему это нравится начальникам?

1) Отказываться или соглашаться на встречи можно не прибегая к секретарю.
2) Подчиненные, назначая совещания, могут выбирать время, когда начальники свободны без дозвона до секретаря.
3) Начальники могут назначать встречи и давать задания без обзвона всех подчиненных.
4) Начальники контролируют ход выполнения задач.
5) Мобильность.
6) Календарь является встроенным планировщиком и начальник может заменить бумажную записную книжку на электронную, записи в которой могут дополнительно обслуживаться секретарем.
7) Частично exchange можно использовать как планировщик ресурсов.
и т.д.

Кому и что нужно?

Как видно, не всякой организации нужен exchange сервер, но там где нужен альтернативу (чтобы все в одной знакомой пользователям программе) подобрать сложно.
Для организаций, инфраструктура которых сильно завязана на Windows и AD, выбор очевиден в пользу MS Exchange. Но бывают ситуации, когда пользователей много и MS Exchange в целой организации уже слишком дорог (оплата производится по пользователям каждый год), инфраструктура на Linux, пользователей мало чтобы покупать и администрировать решение MS, жаба душит и т.д. и возникает задача найти и воспользоваться альтернативой.
Важно, что выбрав реализацию exchange-сервера перейти на другой сервер может стать проблемой. Причина довольно простая - потеря почты при миграции недопустима.

Альтернативы MS Exchange

Альтернативы есть и они бывают как платные, так и полностью бесплатные. Но для малых организаций могут подойти так называемые community версии, которые являются бесплатными клонами платных версий, но с ограниченным функционалом и без поддержки.
Все альтернативы позволяют работать с задачами, адресной книгой, отправкой и получением почты, заметками и общими папками через веб-интерфейс. Все позволяют забирать почту любым почтовым клиентом по протоколу imap и pop3. Некоторые решения устанавливают плагин (его называют коннектор) в MS Outlook для работы со своим exchange сервером по протоколу MAPI (именно MAPI нужен для возможности управления всеми перечисленными удобствами используя только лишь Outlook. Нет MAPI - нет части перечисленных функций exchange в outlook).
Кроме MS Outlook, для некоторых систем есть коннекторы для переноса функционала groupware в другие почтовые клиенты и мобильные устройства (SyncML).
Список бесплатных (жаба душит) альтернатив довольно велик:

1) Open-Xchange
2) Egroupware
3) Zimbra
4) Scalix
5) phProjekt
6) Citadel
7) Zarafa
8) Openchange
9) TikiWiki

  ...
Результат тестовой установки некоторых из них я опишу в продолжении статьи.
Дополнительно можно почитать старые статьи:
1) Открытые средства коллективной работы
2) Открытые системы коллективной работы

Содержание обзора ПО для коллективной работы на 2010 год:

Egroupware
TikiWiki
Zarafa
Open-xchange
Zimbra
Scalix






Популярные сообщения из этого блога

Как оживить корпоративный сайт?

Мастерим компьютер для прямых интернет трансляций и записи с видеокамеры или системы ВКС

Тестирование производительности Drupal: MySQL vs PostgreSQL часть 2